盘点办公室邮件使用常见错误

　　邮件日渐成为职场人工作时不可缺少的工具。随着年末大临近，职场中人的工作逐渐增多，电子邮箱的使用频率也逐渐增加——office里的金领、白领们已经习惯用邮件来做日常工作的沟通、交流。而且，为了便于日常工作，往往每个人的收件人中，都会有整个部门、甚至整个公司同事的群发地址，正常的邮件就不说了，有时候一个马虎，一键下去，把私人邮件发错了地址，这下可就尴尬了。严重的错误还会影响到工作，万一涉及公司内部机密，将造成无法挽回的损失。

错误一：收件人、抄送人分不清

　　不久前，李艳的一个下属手头有个项目需要另一个部门的配合支持，于是下属就给那个部门的同事发了邮件，收件人里第一位写的是对方部门的合作同事、第二位是李艳的地址、第三位是对方部门经理的地址。

　　接到邮件以后，李艳有点发蒙，赶紧把下属叫到了办公室：“你是在叫我们帮你完成这件事情吗？你不知道邮件有抄送这个功能吗？”

　　小提醒

　　抄送人，是指只需要知道这回事的人，不需要对邮件予以响应，当然如果有建议，也可以回复邮件；

　　收件人，是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题、理应对邮件予以回复响应的人；

　　各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列；

　　转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员。

错误二：最重要的附件没发送

　　一次，李艳在下班前再三嘱咐下属，第二天一早要把一个会议需要的重要电子文件传至她邮箱，下属也再三保证没问题。李艳这才放心下了班，谁知道第二天，问题真出现了。

　　早晨八点半，会议将准时开始，参会一方是一个非常重要的大客户。结果，李艳八点钟来了公司后，打开邮箱一看，邮件是有，可是重要的“附件”怎么刷新也没有。这下可把李艳急坏了。好在还有半个小时会议才开，李艳及时进行了处理，才不至于造成更大的损失。

　　小提醒

　　一般邮件中，附件都是必不可少的。因此，在按发送键之前，一定要仔细查看附件有无传送上来，发件人还应在正文中提示收件人查看附件；

　　当邮件中带有多个附件时，发件人应在正文中对各个附件的内容作简要说明。便于收件人分辨主次进行查看；

　　当附件数目较多时应打包压缩成一个文件。另外，不少企业对邮件的附件大小设限，如果容量过大，发件人应将附件分成几个小文件分别发送；

　　如附件是特殊格式的文件，发件人应在正文中说明打开方式。