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职场礼仪:商务邮件需注意的23个规定

2014年03月10日 14:33来源:心灵咖啡网字号:小

    关于电子邮件我们都会使用,但是平时生活中可能已经基本不用了,因为联系亲朋手机就解决了。但是在职场上电子邮件是一种非常重要的沟通工具。电子邮件不仅仅是用来写工作日报的,而且还是与上下级进行工作上的协调和商议的一种渠道。你可能会使用这一的软件,可电子邮件你真的会写吗?那就要看看职场上写电子邮件的23个不成文规定了。

    1.主题应为描述性语言。“介绍”简单两个字不行,若换成“介绍:Alex(The Muse网站)/Jennifer(某某公司)”便更得体。

    2.电邮要尽可能简短。既可以帮你省时间,更重要的是,也尊重了收信人的时间。

    3.回复越快,内容应越简短。

    4.若收信人事先不知你要发这封邮件,记得先加一句介绍。不管你与收信人首次联络还是经常共事,这一点都十分重要。例如,对前者可加一句“我们在这儿见的”,对后者可写“关于我们合作项目的下一阶段”等等。

    5.把“问题”和“任务项”明确地写在开头,而不是最后。这样一来收信人一下子就能明白你的诉求。

    6.若有截止期限,请说明;若要求并不紧急,也请说明。

    7.若邮件无需回复,仅供参考,请说明。

    8.所有问题请尽可能准确描述。“你觉得这个提案怎么样”不够准确,更好一点的版本是“我们能接受卖方提出的两万美元的提案吗?”

    9.多用黑点或数字来编号。这样比大段文字更易速读。

    10.重要事项请加粗。

    11.不要事事都加粗。

    12.使用清晰易读字体。ComicSans可不算。

    13.若不能立即回复,应回复发件人一有进展会立即知会他/她,以免反复收到追问邮件,同时让对方心里有数,不必白等。

    14.仅抄送必要的人。收到邮件的人越多,回复该邮件的必要性就越低。

    15.不必要时别点“回复所有人”。谁也不喜欢给全部门收件箱添累赘的人。

    16.若发现不必再将某人留在某电邮链中,那么再发新邮件时应将其转到“秘密抄送”栏,且在邮件第一行说明。(“Sam,多谢帮Mary和我作介绍,现在将你转到秘密抄送了,下面我来做就好了。”)

    17.要遵从双向选择。否则,你一发邮件大家就会害怕了。

    18.若想更改话题,请重开一封邮件。可以再加上相关主题和收件人。

    19.别重复。没人需要二十个人回复“我也觉得这棒极了!”

    20.若因工作或生意需要发电邮,记得在页脚处加上联系方式和头衔。当然,越简短越好。

    21.若收件人业务繁忙,完全可以且应该在一两周后在原始邮件基础上追加一封。很多大忙人都要追加一封才奏效,但追加总共别超过三封。

    22.若非特别紧急,48小时内不要追加。

    23.若收到或想要发一封言语唐突的邮件,别冲动。若十分紧急,不如选择打个电话。

(责任编辑:羽篪)
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