研究“正确”决策是什么
决策的第三个要素,是研究“正确”的决策是什么,而不是研究“能为人接受”的决策是什么。人总有采取折中办法的倾向,如果我们不知道符合规范及边界条件的“正确”决策是什么,就无法辨别正确的折中和错误的折中之间的区别,最终不免走到错误的折中的方向去。
1944年,我负责研究通用汽车公司的管理结构和管理政策,斯隆先生是该公司董事长兼总裁。开始工作的第一天,斯隆先生便请我到他的办公室,对我说:“我不知道我们要你研究什么,要你写什么,也不知道该得到什么结果,这些都应该是你的任务。我惟一的要求,只是希望你将你认为正确的部分写下来。你不必顾虑我们的反应,也不必怕我们不同意。尤其重要的是,你不必为了使你的建议容易为我们接受而想到折中。在我们公司里,谈到折中,人人都会,不必劳你驾来指出。你当然可以折中,不过你必须先告诉我们什么是‘正确的’,我们才能有‘正确的折中’。”斯隆先生的这段话,我认为可以作为每一位管理者做决策时的座右铭。
关于决策是否容易被他人接受的问题,如果老是要考虑如何才能被他人接受,又怕他人会反对,那就完全是浪费时间,不会有任何结果。世界上的事,你所担心的往往永不出现;而你从来没有担心的,却可能忽然间变成极大的阻碍。这就是说,如果你一开头就问:“这样做恐怕别人不肯接受吧!”那你永远不会有结果。因为在你这样考虑时,通常总是不敢提出最重要的结论,所以你也得不到有效和正确的答案。
化决策为行动
决策的第四个要素,是化决策为行动。考虑边界条件,是决策过程中最难的一步;化决策为行动,则是最费时的一步。然而打从决策开始,我们就应该将行动的承诺纳入决策中,否则便是纸上谈兵。事实上,一项决策如果没有列举一条一条的行动步骤,并指派为某某人的工作和责任,那便不能算是一项决策,最多只是一种意愿而已。
若要化决策为行动,首先必须明确无误地回答下面几个问题:谁应该了解这项决策?应该采取什么行动?谁采取行动?行动应如何进行,才能使执行的人有所遵循?特别是第一个和最后一个问题,通常最容易被人忽略,以至于即使有了结果,也是灾难性的。决策行动还必须与执行人员的工作能力相适应。
建立信息反馈制度
决策的最后一个要素,是应在决策中建立一项信息反馈制度,以便经常对决策所预期的成果做实际的印证。决策是人做的,人难免会犯错误。再了不起的决策,也不可能永远正确;即使是最有效的决策,总有一天也是会被淘汰的。
艾森豪威尔当选美国总统时,他的前任杜鲁门总统曾说:“可怜的艾克,他是军人,下达命令后必有人执行;现在他要坐在这间大办公室里了,只怕他发布命令之后,一件事也做不成。”为什么美国总统发布的命令不能贯彻,这不是因为军事将领比总统的权力更大,其实是因为军事组织早就知道仅仅发布命令是没有用的,必须同时建立反馈制度,可以检讨命令的执行。而最可靠的反馈,却在于亲自视察。然而当了总统,通常只能批阅报告。批阅报告有什么用呢?在军队里,长官发了命令,总得亲自检查命令的执行,至少也得派遣代表去检查,而不会坐在总部等候报告。这不是说军人不信任下属,而是经验告诉他们,“报告或沟通”不一定靠得住。
自从电脑问世以来,这个问题更加重要了。因为有了电脑,决策者和执行者之间的关系可能更加疏远。所以,如果管理者老坐在办公室,不到工作现场,他和实际情形必将越来越脱节。电脑处理的只是抽象资料,抽象资料只有经过实践的检验之后才是可靠的。否则,电脑必将引人走入歧路。若想了解赖以做出决策的前提是否仍然有效,或者是否已经过时,只有亲自检查才最为可靠。而且,这种前提迟早是要过时的,因为现实绝不会一成不变。
我们看到许多早该修改的措施始终没有修改,其原因主要就是管理者不肯亲自去了解情况。企业的决策如此,政府的政策也是如此。我们需要组织化的信息作为反馈。我们需要数字,也需要报告。可是如果反馈不能反映实际情况,我们又不肯亲自察看,那么我们缺乏有效性也就不该怨谁了。
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