何为“会议策划”？尽管会议的类型、规模不同，但一般来说，会议策划它开始于会议的筹备阶段之前，是指为了使会议取得预期目的而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性的规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的重要前提。
目前，伴随着会议策划业的兴起，我国出现了一种新的城市发展模式，即“会都模式”，就是伴随会议市场发展而形成的会议产业聚集形式，以会议接待为主导、拥有大规模会议设施、休闲度假项目和酒店接待能力的会议产业聚集场所，包括达到一定规模的会议型度假酒店或行政区域，从而让一些城市由于其各方面的条件的吸引，成为了炙手可热的会议举办目的地，同时带动了城市相关产业链的发展。
面对这种新情况，如何做好会议策划更显得十分重要。作为整个会议运作过程中最为重要的环节之一，会议策划有着很多不同和共通之处。为此，我们采访了发展中国论坛秘书长庞波。
庞波认为，会议的举办与媒体信息传播的质量是密不可分的。其中，会议主题是各类会议组织机构经历和运作的一个重要环节。从主办单位的角度来，一个适宜的会议主题是成功举办会议的第一步。
信息传播是各类会议成果无限放大重要手段。随着信息化时代的不断推进，主办单位把“会议主题与信息传播”看成是决定会议策划成功与否的重要标志。同样的新闻题材，主题策划是关键。对媒体角度，一个好的主题，要注重对新闻信息传播的策划；最大限度地挖掘新闻的社会价值，获得最好的传播效果和传播效益。
庞波表示，会议主题仅是一个框架，需要通过信息传播来让大众所熟知。面对读者，会议的报道能否体现其精髓，这就要求新闻传播工作者对会议主题策划思路有充分的理解和认知，在采访、行文时将这些思路融入其中。当主题被提升到更高的层次，文章也会变得更加耐人寻味，起到意想不到的效果。新闻策划要围绕会议主题策划、活动的过程，在各大新闻事件发生后或某个会议成功召开后，经常可以看到视角独到、特色鲜明的报道。这些都是通过新闻中心成功策划、讨论主题策划对新闻信息传播起到的推动作用。
