一个组织的“气候”引导着每一位成员的走向,带来的影响是全面性地,例如,当组织气候低迷的时候,所有成员都会笼罩在其中而跟着士气低落;又如果组织中弥漫着轻挑、散漫的气氛,则整体员工的积极性、专注程度都会受到影响。因此,带领部门建立“正确”的组织气候,是主管相当重要的工作。以下针对市场环境对组织士气的影响、组织内部沟通的气氛,以及成员看待穿着、仪态的态度等三方面为例,讨论主管应如何调节、培养正确的组织气候。
组织中常见这种情形:当业绩好的时候,所有成员尽管忙碌,但士气高昂;相对地,业绩不好的时候,士气跟着低落,虽然此时的工作负荷相对较低。为什么呢?这便与组织气候有关。由于每个人都在担心未来,因此,维持组织气候相当重要的因素,就是不让成员单凭感觉来判断事物。主管应该知道如何引导成员用正确的方法与态度来应对各种讯息:当业绩好而使得工作特别忙碌时,主管应该要明确地告诉员工,这种情形是暂时性地,还是会持续一段时期。长短期的不同,应用的方法也不同,主管必须帮助员工正确地思考工作变得忙碌的原因,否则,业绩好也可能带来负面的效果。
以联强的物流中心来讲,业绩好的时候,出货量特别大,物流中心的工作负荷较往常提高。在头一、两天,可能所有员工的士气都特别高昂,足以应对一时的工作量增加,但这种状况若持续下去,员工的士气却可能因为过于疲累而迅速下滑。因此,主管应该在一开始就明确告诉员工,“忙碌的日子将会持续多久”、“未来这段时间将会特别累”等等,并且让员工了解这是公司业绩好的现象,使所有人都有足够的心理准备,能够自行调适本身的工作状况。
对业务单位而言,业绩高峰最常面临的问题是客户信用额度不够。因此,主管要能预先提醒业务人员这项警讯,先行设法解决,以免当业务人员冲刺业绩时,却因为客户信用额度用满而徒呼负负,这对士气同样是种打击。
无论面对何种状况,领导者都要能够冷静、理性地对员工指出问题的重心,避免员工从表象来看事情,否则,士气高昂的另一面,很可能就是彻底地溃散,就像水位暴涨可能导致溃堤一般。要维持正确的组织气候,主管须能够正确地判断并适时提出警讯,别让所有员工都处在过度高亢的气氛中。
反过来说,当业绩不好的时候,主管也应仔细判断这是市场短期的波动,或是长期现象。如果只是短期波动,则应该先稳住员工士气,将打算采取的解决方法告诉员工,并且小心地测试市场状况,掌握正确的信息。否则,一时的市场波动却在员工之间以讹传讹,将对组织造成相当大的伤害。如果市场持续性地低迷,员工的工作负荷相对较轻,此时,应该多花时间在员工的训练上面,待下回市场回升的时候,人员的能力均将有所提升,这是另一种应用之道。
所有事物都有“超涨”、“超跌”的特性。例如,当市场状况好的时候,人们往往过于乐观,结果造成库存过剩的情形;市场不好的时候,人的心理却又过于悲观,因为对市场前景失望而备货不足,导致市场缺货。经营管理者应该要冷静地凭借经验来正确判断实际状况,同时矫正员工过于激烈的反应,使其回归理性的轨道上。特别是人群往往有风潮特性,对于较敏感的事物,有时可能只是一时的风吹草动,却因为很容易在组织中迅速扩散开来,而被过度膨胀,领导者应该避免员工产生此种情形。整体而言,调节组织中各种负荷的“过”与“不及”,可视为经营良好组织气候最重要的事项。