认清展会的功能作用，把握好参展、办展策略，对于运用好展会、办好展会，促进展会业的健康发展，都具有重要的现实意义。本文根据目前国内外的有关资料结合大美国际资讯多年来办展的一些实践经验，进行综合分析研究，侧重对展会在市场营销中的功能作用及参展、办展策略谈一些看法和建议。
一、展会的功能作用
它具有一般营销沟通工具的共性：广告、促销、直销、公共关系等。
它还具有显着特性：展示品牌和形象；生产商、批发商、分销商交流沟通贸易的汇集点；调查观察有关信息的场所。帮助参展商、客商准确把握行业发展趋势，制订符合实际的生产、经营战略、策略和计划；它是低成本的营销中介体。据有关资料介绍，就寻找一个客户的平均费用，它与推销员推销、公关推销、广告推销等手段相比是1：6。显然优于其它手段。以上这些功能作用，是参展商、客商青睐展会的客观基础，也是办展商办好展会的立足点。
此外，它常常被用来展示城市、行业等成就、形象、环境，作为宣传、招商引资的一种有效手段。它还能给展地的旅馆、餐饮、交通运输、旅游、电讯等多个行业带来综合效益。这是政府支持展会、有的还主办展会的主要原因。
二、参展策略
充分认清展会的功能作用，采取正确的策略，是参展成功的关键。
（一）应全面系统地做好各个环节的工作。会展是一项极为复杂的系统工程，要想参展取得成功，必须全面系统地做好各个环节的工作。从制订计划、市场调研、展会、展位选择、展品征集、报关运输、客商邀请、展场布置、广告宣传、人员选配培训、会前会中会后活动安排，组织成交、直至展品运回等，是相互联系互相影响的有机整体。每项工作的成果都会影响整个参展的效果，每项工作的缺失或失误都会影响整个参展的成败。认真系统地做好每个环节的工作，将会使参加会展成为营销计划中最省成本的组成部分。
（二）应把握要点。根据现有成功经验，一般应重点抓好以下几个环节：
1.明确参展目的，避免盲目性。
2.选好展会，主要应考虑两方面的因素：一是参展目的；二是展会的情况。展会的因素应考虑：1）展会的目标市场；2）展会的规模；3）展会组织者的组织能力（可从招展、组展、展台建设等方面考察）；4）展会的历史和影响；5）费用情况；6）展会地点（城市、展馆）。应把两方面情况综合起来进行分析，做到“量体择衣”。
3.搞好会前活动，如选好并培训参展工作人员、广告宣传、客商邀请、展品征集、报关运输等。
4、搞好会中活动，如展位、展台布置，产品展示、演示，贸易洽谈，组织成交，新产品发布会，经销商年会等。
5.搞好会后活动，如搞好总结、效果评估、组织续后贸易、研究下次参展方向等。
6.有选择的参加刊展。多数办展商会后都印发会刊，它是展会的补充和配套措施。可通过纸媒体进一步扩大发挥展会的效果。刊展的效果也是不可忽视的。参展者应根据参展目的和对既往刊展的效果有选择地参加刊展，达到省时省力省钱效佳的目的。
7.重视网展。目前国内一些有条件的展会举办者，已经开始重视举办网展。把它作为展会的补充和配套措施，被称为不落幕的展会，正在显示它旺盛的生命力：一、成本低、速度快，成功可能性大；二、大中小参展商机会均等；三、减少营销中的中间环节。它是目前展业发展的一道新的风景线，随着电子技术和电子商务的发展，有望成为现代展业的主体。聪明的参展商应不失时机地抓住这道风景线，使其提供更好的服务。
