OA的主要特征与功能之一是工作流，也称为公文流转，主要包括两大部分，一是单位内部的各项审批电子化，如工作请示、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程，可以通过网上进行办理和审批; 二是网上公文处理，实现收文处理和发文处理的电子化。
然而，很多单位这些办公自动化的主要功能大部分却被闲置，使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。为什么会出现这种OA部署貌似成功，而实际上却低效用的情况呢?分析后，我们发现主要存在以下几个原因：
一是OA系统细节设计不够完善，流程不合理。一些OA软件流程过于烦琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。
二是“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念存在，影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但在一些人眼里网上材料缺乏物证、公信力与法律性，采用应用公文流转审批，会使应用者感觉不踏实，而只相信手写的凭据，特别是在财务、采购部门。
三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具备足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。另一方面，用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，也制约着公文处理电子化的推广、普及。
由于以上问题的存在，市场急需一种功能更加强大的新型协同办公系统。
新型协同办公系统注重以用户具体员工为中心以及用户知识管理的实际应用，融协同工作、协作管理、实时通信、信息发布与共享、信息集成、业务流程集成于一体，尽可能地为用户提供了一个解决管理问题的工具和个性化、功能强大、灵活的办公平台，协助用户实现方便、快捷地内部各级组织、部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合，为用户提供一个员工高效协同工作、管理层快速准确决策的支持平台。
